Iratkezelési szaktanácsadás

Iratkezelési szabályzatok elkészítése
Olyan szabályzat kialakítása, mely leginkább megfelel a megrendelő cég profiljának, figyelembe veszi a már meglévő iratkezelési rendet és hatékony ügyvitelt biztosít.

Irattári tervek elkészítése
Olyan irattári rend kialakítása melyben a dokumentumok egyértelműen tárolhatóak be és kereshetők vissza. Az irattári tervek készítésénél kiemelt szempont a visszakeresés gyakoriságától függő könnyű elérhetőség.

Integrált iratkezelési rendszerek
Olyan integrált iratkezelési, archiválási rendszerek fejlesztésében és bevezetésében való fő és alvállalkozói részvétel, melyek alkalmazkodnak a megrendelő profiljához és informatikai hálózatához.

Tanácsadás: az ügyiratkezelés folyamatának korszerűsítésére, a
felhalmozódott iratok kezelésével, rendezésével kapcsolatos modern eljárásokra.

Javaslatok kidolgozása az elektronikus iktatás bevezetésére, a korszerű költségkímélő irattár, iratraktár kialakítására, berendezésére és működtetésre.

       Iratrendezési tevékenység

Alaki rendezés
Az irathalmaz az irattári tervnek megfelelő paraméterek alapján történő alaki rendezése, szabványos dossziékba történő elhelyezése, a tárolási rendnek a visszakereshetőség szempontjából legjobban megfelelő címkézési rendszer kialakítása, címkézés.

Tartalmi rendezés
Az iratok részletes áttekintése, annak eldöntése, hogy az adott dokumentum maradandó értékű iratnak minősül-e és levéltárba adandó, avagy a megrendelő számára valószínűsíthetően továbbiakban is jelentőséggel bír, így irattározásra kerül, esetleg selejtezhető.

Selejtezés
Az iratanyagok irattári terv alapján történő előrendezése, selejtezési terv elkészítése, a megrendelő jóváhagyása után a kiselejtezhető dokumentumok fizikai megsemmisítése, erről hiteles jegyzőkönyv felvétele.

Irattári nyilvántartás
Közreműködés számítógépes irattári nyilvántartás elkészítésében, az iratmozgás nyomon követhetőségének kialakításában.

Irattározási, raktározási problémák megoldása. Bér irattározás keretében vállaljuk az iratok elszállítását, biztonságos őrzését jogszabályban rögzített időtartamig, folyamatos selejtezését, az előírtak szerint levéltárba adását.

Elektronikus archiválás, az iratok elektronikus adathordozóra (CD, DVD. Stb.) való felvitele, ami gyors visszakereshetőséget biztosít, feleslegessé teszi az irattári munkát, illetve a helyszíni irattárolást. A folyamatosan keletkező iratokat 2-3 havonta rendezzük, selejtezzük, elhelyezésükről telephelyünkön gondoskodunk.

Futárszolgálatunk szükség esetén, a telepünkön tárolt dokumentumot eredetben 2-3 óra alatt az ország bármely pontjára leszállítja.

Bizalmas hulladék megsemmisítése
A napi munka során összegyűlt, bizalmas jellegű selejt iratanyagok átmeneti tárolása az erre a célra kialakított és a munkaasztaloknál elhelyezett speciális konténerekben, az így összegyűjtött anyagok elszállítása és szakszerű megsemmisítése.